Ressib-nsk.ru

Ресиб НСК
6 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как зарегистрировать письмо в организации

Шпаргалка делопроизводителя

Ваш персональный гид в мире документов

Страницы

  • ГЛАВНАЯ
  • ВОПРОС/ОТВЕТ
  • СЛОВАРИК
  • ОБРАЗЦЫ ДОКУМЕНТОВ
  • НОРМАТИВКА
  • ТЕСТ
  • КАРТА САЙТА
  • О СЕБЕ

08 октября, 2013

Пошаговая регистрация входящего документа

Документы поступают в организацию в бумажном или электронном виде. Затем документ нужно зарегистрировать. Регистрация входящих документов может быть в журнале регистрации документов или в системе электронного документооборота (СЭД).

Как зарегистрировать бумажный документ в СЭД?

Для каждого документа, поступившего в бумажном виде, сотрудник, регистрирующий входящие документы, создает регистрационную карточку (далее — РК). В новой РК он заполняет следующие поля:

— «От кого»;
— «Исходящий номер»;
— «Дата исходящего»;
— «Вид документа»;
— «Кому»

Переключатель должен быть выключен.

С помощью кнопки «Зарегистрировать» сотрудник канцелярии присваивает регистрационный номер документа. РК автоматически по значению в поле «Кому», которое заполнил сотрудник, перенаправляется руководителю, заместителю руководителя или в структурное подразделение (директору, заместителю директора, в отдел).

Корреспонденция, поступившая в канцелярию в бумажном виде, передается в отделы под роспись в распечатанной РК либо делается реестр , если документов много. Реестр формируется автоматически в любой системе электронного документооборота. Можно выбрать реестр документов за определенную дату либо документы нужного отдела.

Как зарегистрировать электронный документ в СЭД?

В базе, куда поступают документы в электронном виде, сотрудник, отвечающий за регистрацию электронных документов, выбирает РК документа (по номеру, дате или краткому содержанию).

Затем он проверяет правильность оформления РК электронного документа:

— наличие и подлинность (далее — ЭЦП), которая подтверждает подлинность документа и придает ему юридическую силу;

— соответствие подписи автора с ЭЦП;

— соответствие исходящего номера и даты (при наличии) в файле электронного документа с данными РК,

— наличие приложений, если они указаны в тексте.

В случае выявления нарушений в регистрации документа он может отказать в принятии документа. В системе электронного документооборота есть команда «Отказать в регистрации» , также указывается причина отказа.

В случае отсутствия нарушений в оформлении регистратор с помощью кнопки «Зарегистрировать» присваивает документу регистрационный номер. РК автоматически по значению в поле «Кому» перенаправляется руководителю, заместителю или в структурное подразделение (директору, заместителю директора, в отдел).

Как зарегистрировать ?

могут поступать также в бумажном и электронном виде.

Если в организации есть необходимость электронного обмена , то сначала следует:

— настроить закрытый канал электронной почты;

— создать почтовый ящик, оснащенный средствами защиты информации;

— предоставить доступ сотруднику канцелярии на закрепленном рабочем месте, прописав обязанность работы с в его в должностной инструкции.

Прием осуществляется в следующей последовательности:

Извлекается архивный файл.

Затем регистратору следует разархивировать файл (например, с помощью программы Winrar).

Проверяется правильность оформления электронного документа: наличие файла документа, файла ЭЦП к документу, файлов приложений (если есть), наличие, подлинность ЭЦП и соответствие ее должностному лицу, подписавшему электронный документ.

При наличии ошибок регистратор не обрабатывает и направляет мотивированный отказ в приеме также по закрытому каналу электронной почты.

При отсутствии ошибок обработка завершается в следующей последовательности:

на первой странице в верхнем правом углу проставляется номер экземпляра в соответствии со списком рассылки;

на первой странице в нижнем правом углу проставляется штамп или производится запись «Дубликат. ЭЦП подтверждена» и заверяется подписью.

Регистратор входящей также заполняет поля: «Кому», «Экземпляр №», «Количество листов», «Краткое содержание». Переключатель «ДСП-документ» должен быть включен.

В случае отсутствия нарушений в оформлении с помощью кнопки «Зарегистрировать» документу присваивается регистрационный номер. При этом РК документа автоматически по значению в поле «Кому» перенаправляется руководителю, заместителю или в отдел.

в бумажном виде передаются в структурные подразделения под роспись в реестре.

Журнал регистрации исходящих документов

Журнал регистрации исходящих документов, образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации. В нем регистрируются исходящие письма, указания, пояснения и другие бумаги, которые организация официально посылает куда-либо. Крупные предприятия используют для этого электронные таблицы, специализированные программы. Но у малого бизнеса необходимость в них возникает нечасто.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Значение

Фиксация факта отправки какой-либо бумаги не менее важна, чем фиксация факта его принятия. Таким образом, журнал регистрации исходящих документов имеет одинаковое значение с журналом регистрации входящих писем. От него будет зависеть степень порядка в отправляемой корреспонденции.

Также он необходим для сохранения целостности переписки по принципиально важным вопросам. С таким журналом ее можно будет легко оформить в единое дело, с номерами, датами и перечнем ответственных лиц.

Требования к заполнению

Журнал регистрации исходящих документов, как и все остальные журналы этого типа, имеет в своем составе две части: обложку и страницы. На обложке написаны: название, дата начала и окончания ведения (вторую удобно проставлять при завершении документа), наименование организации, другие основные реквизиты. Основная часть должна:

  • Быть представлена одинаковыми страницами (даны в прикрепленном бланке и образце журнала).
  • Прошиваться. Для удобства архивирования страницы прикалываются в двух-трех местах. Таким образом, когда журнал заканчивается, его удобно помещать в папки.
  • Также каждая из страниц журнала должна быть пронумерована.
  • Завершаться визой руководства. В конце количество страниц считается, сверяется. На самой последней странице документа – оборотной части обложки – проставляется количество страниц. Руководитель организации здесь же ставит свою подпись, печать.

В делопроизводстве существует правило: не производить регистрацию неподписанного документа. Только после подписи лица, которое имеет на это право, документ приобретает юридическую силу и может быть занесен в реестры.

Хранится документ 3 года (если сотрудники организации не работают в неблагоприятных условиях труда), а затем специально созванная экспертно-проверочная комиссия проверяет ценность документа. Если он не представляет ценности для дальнейшего использования и не может являться доказательством при спорах, следственных и судебных разбирательствах, то его уничтожают. Естественно, заполняя при этом акт об уничтожении документов.

Какие данные указывать при заполнении

Журнал устроен достаточно просто: обложка плюс таблица. Последняя представлена графами, в которых должны быть указаны:

  • Дата документа. Исходящие письма принято располагать в хронологическом порядке. Это значительно упрощает поиск деловой переписки. Датой считается день подписания.
  • Регистрационный номер исходящей документации. Первый исходящий документ с начала журнала – 1, второй – 2 и т.д. Обычно документ ведется с начала календарного года, как и начинаются регистрационные номера.
  • Адресат.
  • Краткое содержание. Это может быть название и номер документа или просто вопрос, по которому ведется переписка. На практике часто выходит, что письма маленького объема (в несколько строк) могут вообще не иметь наименования. Тогда это графа остается пустой.
  • Кем подписана исходящая бумага.
  • Исполнитель.
  • Отметка о направлении копии исходящего письма в дело.
  • Сведения об отправке документа. Здесь записываются данные, которые не подпадают под категорию других граф, но необходимы для ориентировки в журнале.

Каждое исходящее деловое письмо должно быть описано в собственной строке. Если к заполняющему документ работнику поступает сразу несколько писем, то регистрировать их следует по убыванию значимости. Номер и дата каждой бумаги располагается в отдельной строке.

Заполнение журнала в электронном виде неприемлемо, так как в нем должен расписываться исполнитель, ставится отметка о прикреплении копии документа в дело и пр. Ошибки также нежелательны. Но если была указана неверная информация, то следует ее зачеркнуть одной чертой, а верную подписать рядом, с припиской «Исправленному верить» и подписью руководителя (либо другого ответственного за заполнение журнала лица).

Вариации

Иногда прибегают к оформлению совмещенного журнала входящей и исходящей документации. Это бывает удобно, если объем деловой переписки небольшой.

Стоит иметь в виду, что поиск и восстановление всего хода диалога, к примеру, с деловым партнером или клиентом, будет затруднен. Время на оформление увеличится. Но каждая организация вправе самостоятельно выбирать форму подачи такой информации.

Виды пересылаемых документов

Заноситься в журнал регистрации исходящих документов может множество разнообразных бумаг. Например:

  • справки;
  • акты;
  • запросы;
  • телеграммы;
  • переводы;
  • заявки и пр.

Хотя журнал регистрации исходящих документов и не относится к документам строгой отчетности, он бывает полезен в организациях, где ведется деловая переписка, требующая учета и контроля.

Сколько хранить

Время хранения журнала не должно быть меньше срока хранения тех документов, которые в нем зарегистрированы. Это правило действует даже в случае, если в нем отмечались приказы по основной деятельности или кадровые документы, имеющие постоянный срок хранения.

Правило: для того чтобы иметь право на уничтожение журнала регистрации исходящих документов, необходимо удостовериться в том, что сроки хранения всех отмеченных в нем бумаг истекли.

Обычно срок не превышает 3-5 лет. Но бывают исключения из правил. По этой причине опытные кадровики, секретари, главы подразделений или другие сотрудники, на чью долю выпало ведение журнала, частенько прибегают к разделению журналов. В одном регистрируют документы с постоянным сроком хранения (также те, что хранятся 75 лет), а другой оставляют под «скоропортящиеся» документы, теряющие юридическую силу в течение 3-5 лет. На обложку журнала в этом случае наносят отметку. Главное – избежать путаницы.

Читать еще:  Если наследник не заявил о наследстве

Zakaznoe pochta ru

Получайте заказные письма в электронном виде

Zakaznoe Pochta ru — онлайн сервис, который позволяет моментально получать заказные письма в электронном виде от различных государственных структур. Как только государственное учреждение отправит письмо, оно тут же поступит в ваш личный кабинет на сайте.

В личный кабинет приходят:

  1. постановления о нарушениях в области дорожного движения в Москве, Московской, Белгородской, Ростовской, Рязанской, Оренбургской, Ярославской областях, в Красноярском крае и в Республике Бурятия;
  2. постановления о возбуждении исполнительного производства в Москве (в части задолженности по штрафам в области дорожного движения) и в Республике Карелия;
  3. судебные повестки мировых судей города Москвы;
  4. постановления от Центрального МУГАДН об административных правонарушениях по государственной системе «Платон» по всей территории России;
  5. постановления Административных комиссий г. Казани.

Популярные вопросы

Электронное письмо и данные получателя (ФИО или наименование организации и адрес) передаются в Систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ). Доступ к СМЭВ имеют только официальные представители государственных органов.

По ФИО и адресу (при необходимости — по номеру паспорта, СНИЛС, ИНН и другим идентификаторам) проверяется, есть ли получатель письма в базе сервиса «Электронные письма». Если есть — электронное письмо моментально доставляется в личный кабинет получателя. Если нет — электронное письмо распечатывается и доставляется в бумажном виде.

Документ, содержащийся в электронном письме, подписан усиленной квалифицированной электронной подписью отправителя.

При пересылке электронных писем соблюдается тайна переписки. Информация передается по каналам, защищенным сертифицированными средствами. Конфиденциальность сведений, указанных в электронном письме, защищена статьей 63 о тайне связи Федерального закона 126-ФЗ.

Согласно Правилам оказания услуг почтовой связи, вход в сервис «Электронные письма» означает официальное получение всех писем, пришедших к моменту входа пользователя в систему. В этот момент отправителю будет направлено официальное уведомление с датой вручения письма.

Для юридических и физических лиц услуга электронной доставки заказных писем предоставляется бесплатно.

  • Проверить, правильно ли указан адрес вашей электронной почты в настройках.
  • Проверить папку со спамом. Возможно, письма оказались там. Отмените спам-отметку у этих писем, и они будут попадать во «Входящие».

Если вы подключили услугу доставки электронных писем, но письма продолжают приходить в бумажном виде, необходимо выполнить следующее:

  • Войдите в свою учетную запись.
  • Перейдите в раздел «Настройки» и проверьте, правильно ли указан ваш адрес (населенный пункт, улица, дом). Все поля должны быть заполнены.
  • Сохраните внесенные изменения.

Чтобы снова начать получать все письма в бумажном виде, нужно отключить услугу электронной доставки писем в разделе «Настройки».

После отключения письма, уже полученные в электронном виде, останутся доступны, а новые будут приходить только в бумажном виде. В любой момент можно снова подключить доставку электронных писем.

Зарегистрировать организацию в сервисе получения электронных заказных писем может только руководитель организации.

Для подключения услуги выполните следующие шаги:

  • На главной странице сервиса zakaznoe.pochta.ru нажмите на кнопку «Подключить услугу».
  • Ознакомьтесь с информацией о подключении услуги и нажмите на кнопку «Продолжить подключение».
  • При выборе типа регистрации, нажмите на вариант «Организацию».
  • Введите ИНН или ОГРН организации.
  • Войдите в свою учетную запись на сайте «Госуслуги», если у вас нет учетной записи, перейдите к процедуре регистрации на портале Госуслуг.
  • Укажите электронную почту для уведомлений.
  • Перейдите по ссылке из письма, отправленного на электронную почту.
  • Завершить настройку можно самостоятельно или поручить ответственному лицу. Если вы хотите поручить настройку ответственному лицу, нажмите «Поручить сотруднику», заполните его данные и нажмите «Отправить приглашение». Когда сотрудник завершит настройку, вы получите уведомление.
  • При самостоятельном завершении регистрации нажмите «Перейти к настройке», добавьте доверенных сотрудников и заполните почтовые адреса организации. После заполнения необходимых полей нажмите «Готово».

Руководитель может назначить ответственных лиц для управления письмами организации. Для этого необходимо выполнить следующие шаги:

  • Войдите в свою учетную запись.
  • Выберите раздел «Пользователи».
  • Нажмите на ссылку «Добавить сотрудника».
  • Заполните данные сотрудника и укажите, будет ли система уведомлять его о новых письмах.
  • Если вы хотите назначить сотрудника администратором, который сможет добавлять других доверенных лиц, поставьте галочку в окне «Назначить администратором».
  • Подпишите электронной подписью доверенность на получение заказных писем ответственным сотрудником, следуя подсказкам системы.
  • После подписания доверенности, сотрудник добавится в список пользователей учетной записи и сможет просматривать и управлять электронными письмами организации, а также добавлять доверенных лиц.

Для подключения услуги выполните следующие шаги:

  • Нажмите на кнопку «Подключить услугу» основной страницы сервиса Электронные письма.
  • Ознакомьтесь с информацией о подключении услуги и нажмите на кнопку «Продолжить подключение».
  • При выборе типа регистрации, нажмите на вариант «Себя».
  • Войдите в свою учетную запись на сайте Госуслуги;
    • если у вас нет учетной записи, зарегистрируйтесь на портале Госуслуг, подробнее в помощи по регистрации на Госуслугах.
  • Настройте все адреса, на которые вам могут идти письма.
  • Укажите адрес электронной почты и номер телефона для уведомлений о новых письмах.
  • Ознакомьтесь с пользовательским соглашением и активируйте доставку, нажав на кнопку «Подключить доставку электронных писем».

Если в вашем почтовом ящике много писем, то найти нужное письмо можно с помощью формы поиска.

Введите туда дату (09.12.15), либо название отправителя, либо номер постановления и запустите поиск.

В результате вам будут выданы только соответствующие письма.

Понравился сервис? Расскажите об этом друзьям

Есть вопросы или пожелания по работе сервиса?

Согласие собственника на предоставление юридического адреса

Содержание:

Оформить юридический адрес можно в помещении (здании) как жилого, так и нежилого назначения. При выборе того или иного вариант подход к оформлению документации будет несколько отличаться.

Жилое помещение

Закон допускает возможность регистрации по месту жительства/прописки учредителя либо директора. При этом он может и не быть собственником. Прежде чем зарегистрировать ООО в доме или квартире важно убедиться, что все законные владельцы согласны.

ФНС может отказать в регистрации по следующими причинам:

объект не полностью достроен, разрушен или не существует;

по этому адресу уже зарегистрированы другие компании;

в здании располагаются государственные объекты: образовательные, медицинские учреждения и др.;

не получено разрешение от собственников.

Согласие на регистрацию оформляется в свободной форме. В документе указываются личные и контактные данные собственника, а также наименование регистрирующей налоговой инспекции.

В тексте следует указать:

Ф. И. О. собственника;

адрес квартиры или дома;

данные свидетельства права собственности;

полное наименование общества с ограниченной ответственностью.

На документе обязательно должна стоять дата и личная подпись собственника. В некоторых случаях требуется нотариальное заверение документа. Этот момент стоит уточнить в отделении налоговой службы, в которое юридическое лицо планирует обращаться.

Важно, чтобы жилое помещение, в котором планируется регистрация фирмы, отвечало определённым требованиям:

комната, квартира или дом должны быть приватизированы;

директор/учредитель является собственником, прописан в этом помещении;

недвижимость не находится под обременением, накладывающим ограничения на регистрацию юрлица;

располагается по адресу, указанному в правоустанавливающих документах;

введена в эксплуатацию.

Нежилое помещение

Зарегистрировать организацию можно по адресу арендуемого или собственного нежилого помещения/здания. В первом случае также понадобится согласие владельца в формате гарантийного письма. Оно подтверждает, что собственник согласен предоставить компании помещение и является гарантом сохранения прав аренды. Гарантийное письмо чаще всего составляется одновременно с договором аренды. Также можно воспользоваться услугами фирм, предлагающих купить юридический адрес.

При заключении арендного соглашения важно обращать внимание на следующие нюансы:

1. Наличие почтового адреса для получения писем, уведомлений от государственных органов и другой корреспонденции.

2. Месторасположение помещение должно совпадать с указанными адресными данными.

3. Здание полностью достроено и введено в эксплуатацию.

4. Помещение не относится к адресам массовой регистрации юрлиц.

Проверить статус здания/помещения можно на сайте ФНС. Если арендодатель не является собственником, у него должно быть разрешение на передачу объекта в субаренду.

Портал поддержки

Как зарегистрировать общеобразовательную организацию?

Если общеобразовательная организация (далее — ОО) еще не зарегистрирована в системе «Школьный портал» Московской области, то для ее регистрации необходимо:

  • Сообщить о намерении зарегистрировать ОО в системе «Школьный портал» в муниципальный орган управления образованием (далее — МОУО).
  • Предоставить сотрудникам МОУО информацию по перечню:
    • краткое название ОО;
    • полное название ОО;
    • адрес ОО;
    • номера телефонов ОО;
    • данные о сотруднике, который назначен ответственным координатором (администратором) Системы в общеобразовательной организации: ФИО, дата рождения, контактная информация сотрудника (мобильный телефон или email).

Примечание: при подаче информации в МОУО необходимо внимательно проверять контактные данные сотрудника.

Сотрудники МОУО отправят полученную информацию в Министерство образования Московской области. Из Министерства образования сформируется официальный запрос в службу поддержки пользователей системы «Школьный портал».

После обработки официального запроса общеобразовательная организация будет зарегистрирована в системе «Школьный портал».

На указанный в заявке email ответственный координатор (администратор) получит информационное письмо и данные для входа в Систему.

Комментарии

Пожалуйста дайте ссылку на регистрацию общеобразовательной организации

Добрый день, sysadmin!

Регистрация ОО происходит только по запросу Министерства образования Московской области.

Обращаем внимание, что Систсма «Школьный портал» Московской области создана только для ведения учета успеваемости общеобразовательных организаций Московской области. Образовательные организации другого типа (и из других регионов РФ) не могут получить быть зарегистрированы в Системе «Школьный портал».

Читать еще:  Справка о судимости где забирать

Не могу зарегистрироваться в школьном дневнике новой школы,куда перешли в этом году.При выходе из старой,высвечивается снрва вход в старую.Регистрации никакой не написано. Что делать?(

Добрый день, Екатерина Александровна!

Уточняющее письмо было направлено на адрес электронной почты kat***ina@mail.ru, указанный в Вашем профиле.

Подскажите пожалуйста можно ли заменить логин?

Добрый день, Наталья Тимофеевна!

Уточняющее письмо было направлено на адрес электронной почты n******3@mail.ru, указанный в Вашем профиле.

Добрый день, подскажите пожалуйста у меня отсутствует логин и пароль от страницы моего ребёнка, как можно восстановить данные для входа на страницу сына?

Добрый день, Юлия Валерьевна!

Письмо с данными для входа было направлено на адрес электронной почты kate****9@mail.ru, указанный в Вашем профиле.

Не могу зарегистрироваться в школьном дневнике новой школы,куда перешли в этом году.При выходе из старой,высвечивается снрва вход в старую.Регистрации никакой не написано. Что делать?(

Добрый день, Елена Александровна!

В данной ситуации Вы можете:

1. Предоставить сотрудникам логин от профиля ребёнка из предыдущей организации, чтобы сотрудники новой смогли привязать его к своей школе. После этого у Вас в профиле начнёт отображаться информация о новой школе.
2. Обратиться к сотрудникам школы с просьбой создать для Вас новый профиль и выдать логин и пароль для первого входа в него.

Регистрация входящих документов, поступивших по электронной почте

Задача

Многие крупные компании ежедневно сталкиваются с необходимостью обрабатывать огромные потоки входящих документов, большая часть из которых поступает по электронной почте и требует обязательной регистрации и регламентированного движения документа внутри организации.

В связи с этим делопроизводители зачастую не имеют возможности оперативно регистрировать входящие письма, что приводит к несвоевременному получению и рассмотрению их адресатом, а также исполнению документов работниками компании. Нередки ситуации, когда приложения поступают по электронной почте отдельно от регистрируемого (сопроводительного) письма, что, в свою очередь, является причиной потери важной информации.

Вместе с тем электронная почта, как основной коммуникационный канал, постоянно подвержена риску заражения и хакерским атакам, поэтому при автоматизации процесса по регистрации электронных документов всегда остро стоит вопрос информационной безопасности.

С целью облегчения выполнения рутинных операций по обработке входящих электронных писем, уменьшения количества ошибок при регистрации и повышения уровня информационной безопасности специалистами компании «Интант» совместно с заказчиком ООО «Газпром трансгаз Томск» было разработано и успешно внедрено решение «Регистрация входящих документов, поступивших по электронной почте».

Описание решения

Возможности технического решения

Техническое решение «Регистрация входящих документов, поступивших по электронной почте» обрабатывает все электронные письма, поступающие на выделенный официальный адрес электронный почты, определяя необходимость регистрации по наличию у электронного письма вложений.

При этом (в отличие от сценария «Агент обмена электронными документами») перед выполнением импорта вложений в систему электронного документооборота каждый файл проходит несколько этапов проверки, и, в случае обнаружения файлов недопустимых форматов и вредоносных программ, информируются специалисты службы корпоративной защиты.

После успешной регистрации документа в СЭД ООО «Газпром трансгаз Томск» отправитель получает ответ с регистрационными данными, и при необходимости может запросить информацию о ходе выполнения работ по данному документу.

Архитектура решения

В момент выгрузки электронных писем и отправки ответных уведомлений адресату осуществляется взаимодействие между почтовым сервером и средой исполнения IS-Builder по протоколам POP3, SMTP с использованием стандартного модуля SBUM.MailFactory.

Модуль ADODB.Stream предназначен для преобразования текста электронного письма в html-формат в исходной кодировке письма.

Рисунок 1 — Диаграмма взаимодействия модулей

Проверка электронных писем на наличие во вложениях недопустимых типов файлов и вредоносного содержимого выполняется с помощью ПО Kaspersky Antivirus, взаимодействие с которым выполняется через интерфейс Kaspersky API, и разработанных модулей FindInCompress и VBAFinder.

Предварительный просмотр документов в РКК осуществляется с использованием стандартных функций, которые предоставляет сервер web-доступа DIRECTUM.

Суть работы и порядок использования

По заданному расписанию выполняется запуск сценария «Интеграция DIRECTUM с почтовым клиентом», который обрабатывает поступившие электронные письма, содержащие вложенные файлы.

Тип файла каждого полученного вложения проверяется на соответствие запрещенным для импорта в СЭД: .exe, .dll, .dat, .bin, .msi, .aspx, .cmd, .bat, .com, .vbs, .php, .reg, .rgs и т.д. Если файл является архивным (rar, tar, zip, 7z), то проверяется его содержимое на наличие файлов запрещенного типа. После этого выполняется проверка с использованием антивирусного сканера в режиме максимальной эвристики. В завершении выполняется проверка на содержание в файле скрытых данных, таких как: макросы, модули VBA, элементы Active-X.

  • файлы недопустимого типа или содержащие скрытые данные не импортируются в систему, после регистрации документа адресат информируется об исключении вложения в ответном электронном письме;
  • письмо с вредоносным содержимым не регистрируется, в DIRECTUM формируется задача в адрес специалистов по информационной безопасности.

После обработки электронные письма удаляются с почтового сервера. Для каждого письма, успешно прошедшего проверку, создается задача по типовому маршруту «Регистрация входящих документов».

Вынесенные на ленту задания действия позволяют делопроизводителю:

  • зарегистрировать в системе один или несколько документов;
  • связать приложения с ранее зарегистрированным документом;
  • отменить регистрацию документа.

Рисунок 2 — Карточка задания делопроизводителя на регистрацию документа

При выполнении задания с результатом «Зарегистрировать» автоматически формируется регистрационно-контрольная карточка с предварительно заполненными полями. Данное представление РКК было разработано специально для работы с письмами, поступающими по электронной почте, и существенно отличается от стандартного представления, в котором ежедневно работают делопроизводители заказчика. На форме расположены вкладки «Регистрация», «Местонахождение», перечень документов, связанных с РКК, область предварительного просмотра документа. Список связанных документов формируется автоматически из документов, вложенных в задачу делопроизводителя. В списке указывается название документа, формат расширения и размер файла. Таким образом, делопроизводитель, работая из одного окна, может ознакомиться с содержанием документов в области предпросмотра и указать один из них в качестве основного (регистрируемого).

При сохранении изменений в РКК выбранный основной документ преобразуется в формат PDF, выполняется автоматическая простановка штрих-кода на его первой странице.

Рисунок 3 — Стандартное представление карточки справочника «Входящие РКК»

Рисунок 4 — Модифицированное представление карточки справочника «Входящие РКК»

После регистрации документа:

  • адресаты, указанные в РКК, автоматически получают задание на рассмотрение документа по типовому маршруту «Рассмотрение входящих документов»;
  • отправитель получает ответное электронное письмо с информацией о регистрационных данных и удаленных небезопасных вложениях (при их наличии).

Рисунок 5 — Электронное письмо с уведомлением о регистрации документа

Также отправитель при переходе по ссылке в тексте ответного письма может запросить информацию об исполнителях данного документа:

Рисунок 6 — Электронное письмо с информацией по исполнению поручений

В ситуации, когда электронное письмо содержит перечень документов, являющихся приложениями к ранее зарегистрированному документу, предусмотрен результат выполнения «Связать с РКК». В открывшемся окне выбора записей из справочника «Входящие РКК», необходимо выбрать РКК, с которой автоматически связываются документы, находящиеся во вложении задачи.
Если документы не требуют регистрации, либо электронное письмо является спамом, то делопроизводитель выполняет задание по кнопке «Не требует регистрации». Работа по типовому маршруту завершается, автоматическое удаление документов из системы выполняет сценарий «Удаление входящих документов, не требующих регистрации».

Результаты применения решения

Внедрение технического решения «Регистрация входящих документов, поступивших по электронной почте» позволило значительно упростить процесс обработки входящих электронных писем и их регистрации в системе DIRECTUM ООО «Газпром трансгаз Томск», сократить количество потерь приложений к регистрируемым документам, а также сократить временные затраты на обработку документов, поступающих на официальный электронный адрес.

Удалось повысить уровень защиты от различных видов угроз (вирусов, спама), автоматизировав поиск файлов недопустимых типов, скрытых данных и вредоносного программного обеспечения во вложениях.

Отправители, не являющиеся пользователями системы, автоматически информируются о результате обработки сообщения, при необходимости могут получить информацию об исполнителях по зарегистрированному документу, не привлекая для этого сотрудников отдела ДОУ.

Как зарегистрировать исходящее письмо в 1с документооборот?

Регистрация исходящих писем — ответственная часть работы в организации, её обычно возлагают на службу делопроизводства или секретариат.

Прежде чем приступать непосредственно к регистрации исходящего документа необходимо убедиться что пользователь обладает необходимыми правами в системе. Например должен быть обладать полномочиями Делопроизводителя.

Поэтому если мы хотим чтобы у пользователя была возможность присваивания регистрационных номеров исходящим документам мы можем включить пользователя в список тех, кому выданы эти полномочия. Приведенный пример не единственный способ выдать необходимые права пользователю, но для простоты изложения можно настроить программу таким образом, как показано на скриншотах.

Кроме полномочий пользователь должен быть указан в соответствующих политиках доступа. Добавляем пользователя или роль для определенного вида исходящего документа и устанавливаем уровень доступа — Регистрация. На приведенном примере этот уровень доступа указан для роли Делопроизводитель.

Далее если у нашего пользователя достаточно прав, он может зарегистрировать документ двумя способами:

  1. Непосредственно из РЭК документа нажав на кнопку Зарегистрировать. Номер может быть как введен вручную, так и задан программой автоматически следующим по счету, в зависимости от настроек нумератора для этого вида документа. Как настроить нумерацию документа в 1с документооборот?
  2. Либо из соответствующей задачи «Зарегистрировать», которая поступила исполнителю. Подобная задача придет только в случае настроенных в системе бизнес процессов. В наиболее простом случае автор документа (если не требуется согласование) может нажав на кнопку «Отправить» — «На регистрацию» выбрать ответственного за регистрацию исполнителя. Но всегда так делать не рекомендуется, в программе 1С Документооборот можно настроить шаблоны процессов обработки исходящих документов, в составе которых будет находится задача «Зарегистрировать».
Читать еще:  Какой срок вступления в наследство по закону

После нажатия любой из кнопок письму будет присвоен регистрационный номер в соответствии с назначенным нумеротором для этого вида документа.

Регистрация входящих документов

Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов. Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства. Первый важный этап – регистрация входящих документов.

Зарегистрировать поступивший документ – значит подтвердить факт его получения организацией, для чего каждому полученному документу присваивают свой номер и вносят основные данные о нем в специальную форму (например, в журнал регистрации или регистрационные карточки).

Прежде чем приступить к регистрации документов

Регистрации входящих документов предшествует прием и их первичная обработка. Проверяют правильность доставки почты, после вскрытия конверта необходимо убедиться в наличии полного пакета документов – всех страниц письма и приложений при их наличии. Считается, что с пометкой «Лично» конверт передают адресату, не вскрывая.

Если имеется значительное повреждение упаковки или выявлено отсутствие важных документов, то в произвольной форме составляют акт (экземпляр направляют отправителю, другой присоединяется к полученным документам). Или на документе проставляется отметка о получении без приложений, затем дополнительно запрашивают недостающие документы у отправителя.

Конверты обычно не сохраняют. Исключения:

  • адрес имеется только на конверте, в документе нет или не читается,
  • не проставлена дата в полученном документе или она сильно расходится с датой получения, в том числе просрочен срок исполнения,
  • если дата на конверте представляет интерес с точки зрения доказательства времени получения документов.

В зависимости от установленного распределения обязанностей в организации во время предварительного рассмотрения документов распределяют поступившие документы для дальнейшего их направления руководителю, его заместителям или сразу в подразделения. Необходимо соблюдать баланс: знакомить руководство с важными документами и избавить от потока второстепенных, имеющих оперативное значение.

Как зарегистрировать входящие документы

  • Обычно входящие документы регистрируют централизованно в службе делопроизводства. При большом объеме документооборота допускается децентрализованный способ при условии обеспечения поступления документов (возможно отдельной категории) напрямую в соответствующее подразделение.
  • Соблюдают однократность регистрации – например, для оперативности направлено факсом, затем пришел оригинал письма или произошла передача одного и того же письма из одного подразделения в другое. Во всех перечисленных и иных случаях на документе от одного и того же корреспондента с одинаковым исходящим номером и датой должен быть один и тот же входящий номер организации.
  • Присваивают уникальный номер каждому документу – достигается путем добавления принятого в организации префикса для каждой категории документов (например, для приказов по личному составу добавляют к номеру «-л/с», к входящему номеру писем из филиалов дописывают «-ф» и т.д.).
  • Регистрировать необходимо все поступившие документы вне зависимости от способа их получения (электронная почта, обычный конверт и т.д.). Иногда исполнители получают документы напрямую, постарайтесь убедить их в необходимости передавать такие документы в службу делопроизводства на регистрацию.

Исключение из этого правила делают для входящих в список нерегистрируемых, который целесообразно в зависимости от анализа обычно поступающей почты создать. Примерный перечень такой:

  • печатные издания (журналы, газеты, брошюры),
  • копии информационных документов и рекламные материалы,
  • поздравительные письма,
  • приглашения,
  • прейскуранты,
  • добавьте что-то еще (если требуется).

Весь свой творческий подход к процессу регистрации входящих документов (потому что нормативными актами четко не определен этот процесс, много зависит от индивидуальных предпочтений и организация фактически сама определяет для себя порядок действий) следует закрепить в инструкции по делопроизводству. Если по каким-либо причинам в организации отсутствует инструкция по делопроизводству (по идее такого быть не должно), тогда приказами следует утвердить наиболее значимые вопросы по порядку регистрации документов.

Далее прочитайте прочитайте о применяющихся на сегодняшний день формах регистрации – журналы регистрации документов (по данной ссылке продолжение темы о регистрации входящих документов, без прочтения которой вопрос не будет полностью раскрыт), регистрационные карточки, о набирающей популярность регистрации в системе электронного документооборота (СЭД).

Как договориться с контрагентами о переходе на ЭДО

Разбираемся, как предложить контрагенту перейти на электронный документооборот и составить письмо о переходе на ЭДО.

Письмо о переходе на электронный документооборот

Прежде всего, отправьте контрагенту письмо от имени руководителя организации с предложением перейти на ЭДО.

Форма письма не регламентирована. Рекомендуем прописать:

  • список документов, обмен которыми вы предлагаете обмениваться через ЭДО — счет-фактура, договор, соглашение, накладная и так далее;
  • правовую базу перехода на ЭДО: приказ Министерства финансов РФ № 174 «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме», статья 169 Налогового кодекса РФ «Счет-фактура», ФЗ № 63 «Об электронной цифровой подписи», ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете»;
  • какую выгоду принесет переход на электронный документооборот;
  • порядок подключения к системе ЭДО: выбор оператора, установка программ, подписание соглашения об электронном документообороте с контрагентом.
Пример письма-приглашения на ЭДО

Пример письма-рассылки для контрагентов компании:

ООО «Форма+» сообщает о переходе на электронный документооборот с контрагентами и клиентами посредством системы «Астрал.ЭДО» от группы компаний «Астрал».

В согласии с федеральным законом России № 63-ФЗ, приказом Минфина РФ № 174, статьей 169 НК РФ обмен электронной документацией между организациями и государственными органами разрешен и в большинстве случаев по юридической значимости приравнивается к обмену бумажными документами.

Оборот документации в цифровой форме имеет ряд преимуществ:

  • экономия времени и ресурсов организации на делопроизводство: формирование, получение, регистрацию, согласование документов;
  • отслеживание движения документации в режиме онлайн, исключение риска потери важных бумаг;
  • возможность предоставления электронной документации в контролирующие ведомства, включая ФНС и ПФР, без необходимости распечатывания бумажных аналогов.

ООО «Форма+» готово осуществлять с вами обмен следующими документами в цифровом виде: счет-фактура, товарная накладная, договор, соглашение, письмо, акт сверки.

Для перевода делопроизводства на электронный документооборот требуется:

  • получить квалифицированную электронную цифровую подпись в удостоверяющем центре;
  • выбрать оператора СЭД для обмена цифровой документацией и заключить с ним договор;
  • принять приглашение от ООО «Форма+» на обмен электронными документами;
  • подписать соглашение об ЭДО с применением ЭЦП.

В приложении к письму находится проект текста соглашения об ЭДО между организациями. Просим вас ознакомиться с возможностями и преимуществами ведения бизнеса посредством электронного документооборота и присоединиться к системе для продолжения качественного сотрудничества наших организаций в новой форме.

Соглашение об ЭДО

При переходе на ЭДО организации составляют соглашение, в котором прописывают:

  • предмет соглашения (обмен документацией в электронном виде);
  • как использовать квалифицированную цифровую подпись;
  • нормативную базу ЭДО;
  • порядок работы с оператором ЭДО;
  • порядок обмена документами;
  • сроки действия соглашения, правила внесения изменений;
  • реквизиты и подписи сторон.

Соглашение соглашение можно составлять как на бумаге, так и в электронном виде.

Причины отказа от перехода на ЭДО

Контрагенты не знают о преимуществах электронного документооборота. Партнеры могут не знать о том, что электронные документы имеют ту же юридическую силу, что и бумажные аналоги, а электронные подписи невозможно подделать.

Мнение контрагентов могут поменять нормативные документы, в которых прописаны возможности ЭДО.

Другой способ переубедить партнеров — показать удобство ЭДО на своем примере, например, на деловой встрече.

Убедите партнера установить демоверсию ЭДО. Пробная версия системы «Астрал.ЭДО /1С-ЭДО» не берет плату за входящие электронные документы. Это хороший способ познакомиться с ЭДО для скептически настроенных контрагентов.

Партнерам кажется, что переход на ЭДО неоправданно дорогой и трудозатратный.

Хорошим стимулом станут скидки — вы можете договориться с оператором ЭДО о льготном периоде или специальных условиях для вашего партнера.

Как еще убедить партнеров перейти на электронный документооборот

Оплата трафика за контрагента — выгодно для крупных организаций со множеством деловых связей. Для них переход на цифровое делопроизводство, даже с учетом оплаты услуг оператора для партнеров, намного выгоднее бумажного документооборота с расходами на канцелярию, обслуживание техники и курьеров.

Повышение цены товаров или услуг для компаний, которые не хотят переходить на новый формат работы. Переложите оплату доставки бумажной документации на компанию-партнера.

Категоричное заявление о переводе сотрудничества на ЭДО могут позволить крупные компании, особенно монополисты в своей сфере. Так, в 2014 крупнейший российский интернет-магазин Wildberries вынудил всех своих контрагентов перейти на ЭДО.

Система«Астрал.ЭДО /1С-ЭДО» имеет роуминг со всеми операторами ЭДО России и работает в браузере, либо встраивается в прямо в интерфейс «1С:Предприятие» — сотрудникам не придется учиться работать в новой программе.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector