Ressib-nsk.ru

Ресиб НСК
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Экспертиза ценности дел проводится

Экспертиза ценности документов. Подготовка дел к сдаче в архив

Экспертиза ценности документов — это изучение состава и содержания документов учреждения на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение.

В ходе проведения работ по отбору документов на постоянное или длительное хранение экспертизе ценности подвергается весь комплекс документов, образующихся в деятельности всех структурных подразделений организации. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается.

Экспертиза ценности документов в учреждении проводится:

) в делопроизводстве: при составлении номенклатуры дел, формировани дел и подготовке их к передаче в архив;

) в архиве: в ходе подготовки дел к передаче на постоянное хранение.

Оформление дела — это комплекс работ по его учету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов; начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки к передаче документов в архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено. Оформление дела во многом зависит от объема и ценности представленного в нем массива документов и соответствующих сроков хранения. Так, дела временного (до 10 лет включительно) хранения оформляются по упрощенной схеме: проверяется их наличие (в соответствии с номенклатурой дел), проводится предварительная систематизация и сдача документов в архив. Дела остаются в скоросшивателях и не нумеруются Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению перед сдачей документов в архив, включающему в себя: подшивку или переплет дела, нумерацию листов, оформление всех реквизитов обложки (титульного листа).

Особо ценные дела (личные, судебные, о присуждении степеней и званий, патентная документация) при подготовке к сдаче документов в архив содержат внутренние описи. Элементы обложки определены ГОСТом 17.914-72 «Обложки дел длительного пользования». Если в деле имеются особо ценные документы, приложения к основному документу и т. п., наличие которых не может распознаваться по заголовку дела, то к заголовку добавляется аннотация, оформляемая после заголовка с красной строки.

Сдача документов в архив осуществляется по заранее утвержденному руководством графику. Дела сдаются по описям и номенклатурам с приложением регистрационных карточек на документы (для пополнения ими справочного аппарата архива).

Отбор документов на хранение

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации; отбор документов с временными сроками хранения (до 10 лет включительно) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Так как документы хранятся в организации и не предаются в архив, экспертиза ценности документов не проводится. Все документы формируются в дела и подшиваются согласно описи.

Экспертиза ценности дел проводится

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДЕЛ, ПРИНИМАЕМЫХ В АРХИВ.

Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства или другими структурными подразделениями, в обязанности
которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации. В зависимости от
сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного
(свыше 10 лет хранения) и по личному составу.
Полное оформление дел предусматривает:
— подшивку или перелет дела
— нумерацию листов дела
— составление листа-заверителя
— составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов
— внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичном оформлению: допускается не проводить систематизацию
документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков
хранения документов и отбора их на постоянное хранение.
Экспертиза ценности документов проводится на основе:
— действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению
управления;
— типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел.
Экспертиза ценности проводится экспертной комиссией во взаимосвязи с документацией организации на традиционных носителях
(применяется в комплексе систем общих и специальных критериев: значимость, полнота (завершенность) документа; аутентичность
документа; отсутствие дублирующей информации в документах, принятых на архивное хранение).

ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОВЕДЕНИЯ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

Экспертиза ценности документов в организации проводится:
— в делопроизводстве – при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив и
на государственное хранение.
Для организации и проведения работы по ЭЦД, отбору и подготовке к передаче на хранение, создается экспертная комиссия (ЭК).
ЭК создаются приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех
человек.
Основными задачами ЭК являются:
— организация и проведение ЭЦД на стадии подготовки и передаче в архив организации;
— организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение.

Основными функциями ЭК являются:
— организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
— рассмотрение и внесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива
проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному
составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

ЭЦД осуществляется ежегодно работниками службы делопроизводства совместно с ЭК организации под методическим
руководством архива.
При проведении ЭЦД в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного хранения для передачи в
архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к
уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяется качество
и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.
Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел.
Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.
Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

ОФОРМЛЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ.

По результатам ЭЦД в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному
составу, а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
Экспертно-проверочная комиссия государственного архива утверждает описи дел постоянного хранения и согласовывает описи дел
по личному составу.
Описи и акты рассматриваются на заседании ЭК организации одновременно.
Одобренные ЭК акты, описи утверждаются руководителем организации только после утверждения ЭПК государственного архива.
После этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.
Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек 1 января года, в котором составляется акт.
Государственные архивы проверяют правильность отбора дел на хранение и при необходимости имеют право требовать включить
в опись дел постоянного хранения дела, отобранные на временное хранение или к уничтожению.

Специалисты нашей компании помогут Вам быстро и качественно:
— провести экспертизу ценности Ваших документов;
— обработать документы в соответствии с требованиями государственных архивов;
— выделить к уничтожению дела с истекшими сроками хранения;
— передать документы на государственное или депозитарное хранение.

Все акты и описи утверждаются в государственном архиве!

Экспертиза ценности документов

Уничтожение документов – важнейший элемент работы архива. Вместе с тем осуществлять уничтожение документации невозможно без проведения экспертизы ценности документов. При этом правилами работы архивов рекомендуется не проводить экспертизу ценности документов одним работником единолично даже в маленьких организациях, поскольку это может привести к негативным последствиям: могут быть уничтожены документы раньше истечения положенного для них срока хранения. Поэтому для проведения экспертизы должна быть создана экспертная комиссия.
Кого включить в комиссию для подтверждения факта уничтожения документов индивидуальному предпринимателю, у которого нет наемных работников?

Для того чтобы провести полноценную оценку документов, выделяемых к уничтожению, в состав экспертной комиссии желательно включать следующих сотрудников:
— представителя руководства организации;
— архивиста;
— главного бухгалтера организации;
— представителя службы персонала организации;
— представителя юридической службы организации;
— сотрудника службы документационного обеспечения или секретаря организации.

Состав экспертной комиссии утверждается приказом руководителя предприятия. В организации может быть создана постоянно действующая экспертная комиссия, но она может создаваться и каждый год. Экспертная комиссия (ЭК) устанавливает факт истечения срока хранения документов, составляет акт о выделении к уничтожению документов и в соответствии с ним (актом) готовит документы на уничтожение.

Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Читать еще:  Образец письма о расторжении договора оказания услуг

Экспертиза ценности документов проводится на всех этапах жизненного цикла документа:
— в текущем делопроизводстве:
— при составлении номенклатуры дел,
— при формировании документов в дела,
— при подготовке дел к последующему хранению;
— в архиве организации:
— в процессе подготовки дел к передаче в центральные архивы;
— в процессе выделения документов и дел с истекшими сроками хранения к уничтожению.

Основными функциями экспертных комиссий являются:
— отбор документов постоянного и временного хранения для передачи в архивы;
— отбор документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению;
— выделение к уничтожению дел, срок хранения которых истек;
— рассмотрение описей дел постоянного срока хранения и актов на дела, отобранные для уничтожения;
— рассмотрение актов на дела, отобранные для уничтожения ввиду неисправимых повреждений, и актов о необнаружении дел, подлежащих передаче на хранение в архивы;
— участие в уничтожении дел.

В соответствии со сроками, установленными приказом о проведении экспертизы ценности документов, работниками службы архива организации и ДОУ совместно с ЭК ежегодно проводится экспертиза ценности документов, образующихся в деятельности структурных подразделений организации и находящихся на хранении в архиве организации.
Фрагмент документа
Свернуть
Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)
2.3.2. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

Как правило, первоначально сотрудниками архива организации проводится отбор документов, подлежащих постоянному хранению, которые описываются в соответствии с установленными Правилами работы архивов организаций. Составленные при этом описи подлежат утверждению руководителем организации; в случае если организация является фондообразователем государственного архива, то вновь составленные описи подлежат также согласованию с ЭПК государственного архива, в который в дальнейшем дела будут переданы на постоянное хранение. Особое внимание при этом необходимо уделять и документации по личному составу, так как данные документы передаются на государственное хранение в случае ликвидации организации.

В целях гарантированного сохранения документационной информации акты о выделении документов к уничтожению оформляются только после составления и утверждения описей дел постоянного и долговременного сроков хранения.

К уничтожению также могут быть отобраны документы, поврежденные в такой степени, что большая часть текста недоступна для прочтения и восстановление их не представляется возможным. В тех случаях, когда возможно хотя бы частичное восстановление текста поврежденных документов, они оставляются на хранение, реставрируются или фотокопируются.

Экспертная комиссия выявляет точное количество документации, которую необходимо ликвидировать, кроме того, проводит взвешивание утилизируемых документов (если в организации имеется такая возможность). Как правило, документы (пачки, тюки, мешки с документами) взвешиваются только в пункте вторсырья, в котором имеется соответствующее оборудование. После окончания работы оформляется акт о выделении документов к уничтожению. Обратите внимание, что механическая переработка или сжигание архивных дел (документов) должны производиться до полной их переработки (сжигания) в присутствии членов комиссии. Для утилизации документов возможно привлечение специализированной организации.

Источник: Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» октябрь 2011

3.3. Порядок проведения экспертизы ценности документов в организации

Проведение экспертизы ценности документов в делопроизводстве организации

3.3.1. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется в делопроизводстве организации ежегодно работниками службы делопроизводства совместно с ЦЭК (ЭК) организации и ЭК структурных подразделений под непосредственным методическим руководством ведомственного архива.

3.3.2. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в ведомственный архив, отбор документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяется качество и полнота действующей номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.

3.3.3. Отбор документов постоянного хранения проводится на основании ведомственного (а при его отсутствии — типового) перечня документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел организации путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики , неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.

См. примечание к п. 2.2.1.

Дела с отметкой «ЭПК» подвергаются также полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой «ЭПК», содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам и оформляются в самостоятельные дела. Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по ведомственному (при его отсутствии — по типовому) перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Отметка «ЭПК» (экспертно — проверочная комиссия) в отдельных статьях перечней документов со сроками хранения означает, что среди таких документов могут быть документы, имеющие политическое, народнохозяйственное, научное, социально — культурное или историческое значение.

3.3.4. Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в ведомственный архив в структурных подразделениях проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел организации, как «до минования надобности», «при условии проведения (завершения) ревизии» и т.п.

Проведение экспертизы ценности документов в ведомственном архиве

3.3.5. Ведомственный архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на государственное хранение под непосредственным методическим руководством соответствующего государственного архива.

3.3.6. При проведении экспертизы ценности документов в ведомственном архиве используются типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения, типовые перечни документов, подлежащих передаче на государственное хранение, перечень документов организации, подлежащих приему в конкретный государственный архив, номенклатура дел организации, утвержденная в установленном порядке. Для установления приемов и методов работы по определению ценности документов используются нормативно — методические документы по данному вопросу, разработанные и утвержденные Главархивом СССР, другими учреждениями государственной архивной службы СССР, а также министерствами (ведомствами), самой организацией.

3.3.7. Проведение экспертизы ценности в ведомственном архиве базируется на анализе состава документации организации, в первую очередь на анализе организационно — распорядительной документации (постановлений, приказов, указаний, решений, протоколов основных совещательных органов и т.п.), а также плановой и отчетной документации. При этом уточняется, где (в каких структурных подразделениях) должны быть оставлены на хранение основные экземпляры этих документов. Дублетные экземпляры, как правило, выделяются к уничтожению . Состав дублетных документов, оставляемых на хранение, должен согласовываться с соответствующим государственным архивом.

См. примечание к п. 2.2.1.

3.3.8. При проведении экспертизы ценности документов в ведомственном архиве уточняется также характер повторения содержащейся в них информации в других документах; вид, форма и полнота повторения. Выделение документов с повторяющейся информацией к уничтожению проводится только после сверки их с документами, оставляемыми на государственное хранение, под методическим руководством соответствующего государственного архива.

3.3.9. В случае обнаружения в процессе проведения экспертизы ценности документов в ведомственном архиве недостачи документов постоянного хранения соответствующими структурными подразделениями организации должны быть приняты меры по розыску этих документов.

Решения ЦЭК (ЭК) и требования ведомственного архива и службы делопроизводства организации о необходимости переформирования дел, розыске недостающих дел и документов доводятся до сведения руководителей структурных подразделений, как правило, в форме приказа или указания руководителя организации.

Шпаргалка делопроизводителя

Ваш персональный гид в мире документов

Страницы

  • ГЛАВНАЯ
  • ВОПРОС/ОТВЕТ
  • СЛОВАРИК
  • ОБРАЗЦЫ ДОКУМЕНТОВ
  • НОРМАТИВКА
  • ТЕСТ
  • КАРТА САЙТА
  • О СЕБЕ

02 сентября, 2016

Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов нужна для при подготовке дел к передаче в архив, в архиве при передаче дел на постоянное хранение, при подготовке документов с истекшими сроками хранения к уничтожению.

Экспертиза ценности документов определяет правильность составления номенклатуры дел организации, правильность сроков хранения документов, практическую ценность документов для организации. Уничтожить документы без проведения экспертизы ценности невозможно. Проведению экспертизы ценности рано или поздно подлежит весь документальный фонд организации.

Читать еще:  Предложения участие прокурора в административном процессе

Экспертиза ценности проводится каждый год службой делопроизводства, ответственным за работу архива организации и экспертной комиссией. В состав экспертной комиссии обязательно входит начальник службы делопроизводства и ответственный за работу архива организации. Председатель экспертной комиссии назначается из руководящего состава организации.

Этапы работы экспертной комиссии:

Утверждение состава экспертной комиссии приказом руководителя организации.

Разработка положения об экспертной комиссии.

Проведение заседаний экспертной комиссии, на котором рассматриваются описи дел постоянного, временного (более 10 лет), акты о выделении дел к уничтожению, не подлежащих хранению.

Описи дел составляются при проведении отбора документов на хранение в архив, на уничтожение, на хранение в государственный или муниципальный архив. Ответственный за работу архива организации изучает номенклатуру дел организации, определяет дела с истекшими сроками хранения, подлежащие передаче в архив организации из структурных подразделений, а также на государственное хранение. Затем работник архива изымает эти дела из структурных подразделений, проводит их полистную проверку , переформировывает их, если в ходе работе обнаружил ошибки и составляет описи отобранных дел. Затем описи рассматриваются на заседании экспертной комиссии.

Оформление протокола заседания экспертной комиссии.

После согласования всех описей и актов экспертной комиссией описей постоянного хранения с архивным учреждением, описи утверждаются руководителем организации.

После проведения в порядок документов по личному составу отобранные дела сдаются в архив, проводится уничтожение документов. Это нужно для того, чтобы случайно не были уничтожены нужные документы.

Если в организации есть филиалы или представительства экспертиза ценности документов проводится центральной экспертной комиссии, назначаемой из сотрудников головного офиса организации.

Проведение экспертизы ценности документов

Ежедневно на любом предприятии формируются большие объемы входящей и исходящей документации, имеющие установленные законодательством сроки хранения. В зависимости от установленных сроков хранения, их практической и исторической ценности, один документ может быть уничтожен через год, а другой должен храниться долгие годы.

Оставьте контакты — менеджер подробно расскажет об услуге и подготовит выгодное коммерческое предложение

Провести сортировку бумажных материалов по срокам хранения и важности, помогает экспертиза ценности.

Архивисты «Архив и Экспертиза» проведут экспертизу ценности любых видов документов, как государственных, так и коммерческих организаций. По результатам работ ценные документы подлежащие хранению будут упорядочены по архивным правилам, а дела с истекшими сроками хранения отобраны к уничтожению.

Необходимость экспертизы возникает в следующих случаях:

  • при подготовке документов по личному составу и основной деятельности организации к передаче в архив (собственный или государственный);
  • при отборе дел на уничтожение с истекшими сроками хранения, с последующей подготовкой акта;
  • при разработке всех вид номенклатуры дел;
  • при подготовке любых видов описей, с указанием сроков хранения описываемых папок или отдельных документов.

Существует два вида экспертизы:

С полистным просмотром – данный подход применяется в случае наличия в составе изучаемых дел разноплановых документов, имеющих особую значимость, и при условии, что их сроки хранения можно определить исключительно после визуального изучения текста.

Без полистного просмотра – данный вид экспертизы проводится на дела, сформированные из однотипных документов, в основном, к таким типам дел относятся: финансовые, первичные бухгалтерские и документы, фиксирующие хозяйственные процессы юридического лица.

Какие нормативные документы помогает при проведении экспертизы ценности?

Сроки хранения каждого документа обозначены в утвержденном Росархивом «Перечне типовых управленческих документов». Сроки хранения бумаг, отсутствующие в перечне, определяются при помощи федеральных законов и иных нормативных актов РФ (налоговый кодекс, положения ЦБ и т.д.). Любая организация может по своему усмотрению, в рамках экспертизы , увеличить срок хранения дел, относительно установленных соответствующим государственным органом, но их уменьшать запрещено.

Экспертная комиссия

Для проведения экспертизы ценности, согласования всех видов описей, актов на дела подлежащие уничтожению, оказания содействия при проведении архивной обработки документов, обычно на территории юридического лица создается внутренняя экспертная комиссия.

В состав комиссии должны входить сотрудники, разбирающиеся в сути и значимости изучаемых документов, а так же специалист, имеющий профильное высшее образование или прошедший обучение на дополнительных курсах по основам архивного дела. Председателем комиссии обычно назначают менеджера высшего звена, который отвечает за вопросы делопроизводства и архивного дела в организации.

Поможем провести экспертизу определить сроки хранения.

Вы можете обратиться в «Архив и Экспертиза» с вопросом проведения экспертизы ценности документов. Эксперты нашей организации окажут вам всю необходимую консультационную поддержку и выполнят работы в самые сжатые сроки.

Проведение экспертизы ценности документов

Экспертиза ценности документа – это подробное изучение состава и содержания бумаги определенного учреждения. Выводы о степени важности бумаг делаются специальной комиссией на основании заранее принятых критериев. Целью подобной экспертизы служит определение сроков содержания бумаг и отбора конкретных экземпляров на дальнейшее архивное хранение.

Проведение экспертизы ценности документов осуществляется на основе законодательства и правовых актов РФ, типовых и ведомственных перечней документов, в которых прописаны сроки хранения типовых и примерных номенклатур дел и нормативно-методических документов Федерального архивного агентства и органов управления архивным делом субъектов РФ.

Ценность документов определяется в делопроизводстве и архиве. В первом случае это производится при составлении номенклатур дел и в ходе подготовки бумаг в архив, а во втором – на этапе, предшествующем передаче дел на постоянное хранение.

Основные этапы сложной операции экспертизы ценности

  • Составление номенклатуры дел. Этот этап является частью текущего делопроизводства. В ходе его осуществления определяются предварительные сроки хранения документов в архиве в соответствии с их ценностью.
  • Непосредственно экспертиза ценности документов. Проводится тогда, когда дела вышли из оперативного употребления и готовятся к сдаче в архив. Обычно данный этап осуществляется в конце календарного года, но не позднее, чем через 3 года после выхода официальных бумаг из делопроизводства.
  • Уточнение ценности дел. Этот этап экспертизы проводится непосредственно в момент передачи документов в архив организации. Цель данной операции – удостовериться в том, что на предыдущих этапах не было допущено ошибок при определении важности того или иного дела.

Определение ценности документов перед сдачей бумаг в архив должно осуществляться квалифицированными специалистами по следующим критериям: происхождение, содержание и внешние особенности материала. Помимо этого, существуют общие принципы оценки. К ним относятся значимость файла, время и место создания организации, к которой он принадлежит. Все принципы и критерии играют решающую роль при проведении экспертизы ценности документов любого характера.

Сортировка документов в результате экспертизы

Пока не проведена проверка, уничтожение документов учреждения запрещается. Результатом станет сортировка: часть из бумаг будет уничтожена за ненадобностью, другая часть, необходимая для работы, останется в офисе, а третья будет передана на внеофисное хранение.

При проведении экспертизы ценности документов следует руководствоваться перечнем, в котором указаны принятые на территории РФ сроки хранения тех или иных бумаг. Кроме того, в качестве руководства к действиям должны служить федеральные законы и другие нормативно-правовые акты, среди которых важное место занимают решения ЦЕПК Федерального архивного агентства.

Установленные упомянутыми документами сроки хранения являются обязательными для всех организаций и учреждений как государственных, так и негосударственных, независимо от их формы собственности.

Состав экспертной комиссии

В состав экспертной комиссии должны включаться высококвалифицированные сотрудники основных структурных подразделений учреждения. Членами комиссии становятся опытные работники, знающие содержание и состав документов, а также значение и ценность той информации, которая в них содержится. В обязательном порядке в состав комиссии входит человек, ответственный за архив конкретной организации.

Председателем комиссии чаще всего назначается заместитель руководителя организации, который курирует вопросы архива и делопроизводства.

Результатом работы комиссии становятся сводные описи дел, подлежащих постоянному, временному (более 10 лет) хранению, по личному составу. Кроме того, необходимо оформить акты об уничтожении документов, не подлежащих хранению.

Деятельность комиссии – достаточно сложный и ответственный труд, часто проведение экспертизы ценности документов приводит руководителей в замешательство и вызывает затруднения. Однако в необходимости ее проведения не может быть сомнений: определив ценность документов, компания сможет избавиться от ненужных бумаг, упорядочить нужные и работать более продуктивно.

Арбитражный суд Новосибирской области

Правовые основы

Инструкция по делопроизводству.

26. Экспертиза ценности документов

26.1. Экспертиза ценности судебных дел и документов проводится в целях оценки их юридической, исторической и иной значимости, отбора на государственное хранение в соответствии с нормативно-методическими документами, утвержденными Федеральной архивной службой России.

Экспертиза проводится при определении сроков хранения судебных дел, составлении номенклатуры дел, при формировании дел по номенклатуре и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению в архиве арбитражного суда и их передаче на государственное хранение.

26.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Высшем Арбитражном Суде Российской Федерации создана постоянно действующая центральная экспертная комиссия, а в арбитражном суде создается постоянная экспертная комиссия, председателем которой является один из заместителей председателя суда. Экспертная комиссия создается приказом председателя суда.

Читать еще:  7 мая день сотрудников уии поздравления

26.3. Экспертиза ценности документов ежегодно проводится в судебных составах и подразделениях по указанию их руководителей наиболее опытными и квалифицированными работниками с привлечением специалистов архива. Окончательное решение по отобранным документам принимает экспертная комиссия (ЭК).

26.4. На основании сводной номенклатуры дел отбор документов для постоянного хранения производится специалистами путем полистной проверки каждого дела. Из дел постоянного хранения подлежат изъятию дубликаты документов, черновики, незасвидетельствованные копии документов и не относящиеся к материалам дел документы с временными сроками хранения.

26.5. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

26.6. Одновременно с отбором для передачи в архив дел и документов постоянного ( приложение N 29 ) и долговременного (свыше 10 лет) хранения проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет включительно) хранения с истекшими сроками хранения для составления актов на их уничтожение. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел, как «До минования надобности» и т.п.

26.7. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения ( приложение N 30 ) за этот же период. Указанные описи согласовываются с экспертной комиссией арбитражного суда. Согласованные описи дел постоянного хранения, а также описи дел по личному составу ( приложение N 31 ) утверждаются председателем арбитражного суда после утверждения экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации.

26.8. По результатам экспертизы ценности судебных дел и документов архивариусом составляются акты о выделении к уничтожению находящихся в архиве судебных дел и дел по номенклатуре с истекшими сроками хранения ( приложения N 32 , 33 ).

26.9. Дела и документы, включенные в акты на уничтожение, утилизируются в установленном порядке с составлением соответствующего акта.

Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов

Согласно действующему законодательству РФ и нормативным актам, установлен чёткий порядок создания, регистрации, учёта, хранения документов, а также уничтожения документов и передачи документов в Федеральный архив. Хранение документов в организации обеспечить самостоятельно сложно. Компании нужно знать досконально все типы своих документов, для этого минимум каждые 5 лет нужно обновлять номенклатуру дел организации. Когда типы документов определены, устанавливаются сроки хранения для каждого типа документа. Сроки хранения базовых учётных документов организации указаны в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. В перечне присутствует указание сроков хранения для стандартных документов обществ с ограниченной ответственностью, однако, например, для документов организаций, занятых в медицинской деятельности существуют отдельные указания к срокам хранения части документов, то же самое касается и акционерных обществ, компаний, обладающих документами, входящими в архивных фонд РФ и ряда других компаний и документов. Для того, чтобы систематизировать скопившиеся документы организации по типам, сформировать дела, проверить: все ли нужные документы о деятельности организации присутствуют в компании, установить сроки хранения документов, составить опись документов осуществляется архивная обработка документов.

Архивная обработка документов включает в себя множество архивных работ, в том числе экспертизу ценности документов. Экспертиза ценности проводится для того, чтобы точно определить составляющую документа, его ценность, и установить что нужно делать с этими документами: хранить документ в профессиональном архиве, передать документ на постоянное хранение в государственный архив или конфиденциально уничтожить. Эту сложную и трудоемкую процедуру должен выполнять только профессиональный архивист. Архивисты ОСГ – профессионалы, обладающие многолетним опытом архивной обработки документов различного типа компаний из всех индустрий бизнеса. Услуги по архивной обработке документов заказывают у ОСГ как гиганты российского и международного бизнеса, так и малые и средние организации. Закажите и вы услугу экспертизы ценности документов в ОСГ. Работая с ОСГ, вы соблюдаете архивное законодательство Российской Федерации, защищаете себя и свой бизнес от наказаний со стороны закона. Сделать запрос стоимости экспертизы ценности документов

Ответственность за учёт и хранение документов

Ответственность за неправильный учёт, хранение или уничтожение документов несёт лично руководитель организации, а также главных бухгалтер – в случаях, когда неправильный учёт и хранение документов отражается на финансовых показателях организации, несвоевременной отчётности в налоговые органы, приводит к занижение налоговой базы и так далее. Ответственность за несоблюдение должностными лицами организации сохранности документов установлена ст. 27 Федерального закона №125-ФЗ: юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в РФ, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством РФ. Руководитель организации несёт ответственность за наличие всех бумажных документов в организации, обязан сохранить документы в течение всего установленного срока хранения и имеет право уничтожить документы конфиденциально после окончания срока хранения документа. Уничтожать документы можно только после выделения дел к уничтожению, на основании акта об уничтожении документов, который руководитель подписывает, согласовывая их уничтожение.

Статья 120, главы 16 Налогового кодекса Российской Федерации устанавливает, что отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского учёта или налогового учёта – является грубым нарушением правил учёта доходов и расходов и влечёт взыскание штрафа в размере 10 тысяч рублей за первое нарушение и 30 тысяч рублей за каждое нарушение после первого. В среднем первичные документы должны храниться в организации 4 года. В случае проверки, отсутствие первичных учётных документов даже за короткий период деятельности, может привести к штрафам, сумма которых составляет сотни тысяч рублей. И это при условии, если нарушение не привело к занижению налоговой базы.

Организации, согласно статье 13.25 Административного кодекса при нарушении обязанностей по хранению документов обязаны будут уплатить штраф от 200 000 тысяч рублей. Должностные лица также уплачивают штраф ( ст15.11 КоАП РФ ).

Чтобы избежать вышеперечисленных и других наказаний, сохранить деньги организации и защитить руководителей и сотрудников от административной, налоговой или даже уголовной ответственности, важно иметь документы бухгалтерского, кадрового учёта в полном объёме, как и другие документы о деятельности организации, в течение всего установленного срока хранения. Проверить комплектность всех документов можно проведя экспертизу ценности всех документов организации. В результате экспертизы ценности вы точно знаете какие документы отсутствуют и принимаете управленческое решение, основываясь на результате экспертизы ценности документов. Экспертизу ценности документов должны проводить только профессиональные и опытные архивисты. В ОСГ работают профессионалы архивного дела. Экспертизу ценности документов мы проводим для организаций любого объёма, в любых масштабах.

Экспертиза ценности документов проводится архивистами всегда при выделении дел к уничтожению и при передаче документов в государственный архив. Экспертиза ценности документов обязательна для ликвидирующихся компаний, так как компания передаёт документы длительного и постоянного срока хранения в государственный архив, в том числе и документы кадрового учёта, на основании которых сотрудникам организации начисляется пенсия. Приказы, расчётные ведомости, карточки Т2 обязательно должны быть сформированы и подшиты в дела сотрудников.

Также экспертиза ценности документов – лучшее решение для приёма дел организации при смене руководителя. Заступающий на должность руководитель организации принимает документы по акту. Поставив свою роспись на акте новый руководитель несёт полную ответственность за наличие, а также правильные учёт и хранение документов, сформированных до его вступления на должность. Работайте, соблюдая закон – заказывайте услугу экспертизы ценности документов в ОСГ. В 1998 году мы начали свою деятельность по хранению и управлению документов, и сегодня ОСГ обладает самым большим опытом предоставления архивных услуг в России и странах СНГ. Экспертизу своих документов доверяйте только ОСГ, так как мы обладаем знаниями и наибольшим опытом оказания архивных услуг компаниям из различных индустрий бизнеса. После экспертизы ценностей освободите себя от сложностей обеспечения сохранности всех документов – передайте документы на хранение в Архивы ОСГ. В профессиональных Архивах мы надежно, безопасно, конфиденциально сохраним документы на протяжении всего срока хранения по закону и больше – если вы этого пожелаете.

Результат экспертизы ценности документов вы получите сразу и в виде сохранения денег своей компании, так как часть документов будет выделена к уничтожению, и расходы на хранение и обслуживание таких документов прекратятся. Соблюдение архивного, административного, налогового законодательства, чистая репутация, отсутствие штрафов, сохранение денег, личная безопасность руководителя организации и должностных лиц, гарантию сохранности документов вы получаете, заказав услугу экспертизы ценности документов в ОСГ.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector